事前，先與對方的聯(lián)系人敲定具體的到達時間和地點，安排與客人的級別相等或相似的同級人員前往接待，安排好交通工具，并估計在約定時間到達之前前往機場或者車站留足路上所花的時間，爭取在客人到達之前十五分鐘到達 事中，接到人后簡略的寒暄、介紹（主次要分）、握手（摘帽和手套）、并帶至交通工具旁拉門，視情況按客人的身份安排位置，以后排右座為尊。在車上注意談話話題調(diào)節(jié)氛圍，可適當(dāng)放些輕音樂做背景，解除客人的旅途疲勞。話題主要以問候、或者是談?wù)摦?dāng)?shù)氐木皡^(qū)、風(fēng)俗、美食等。
事后，在到達目的地后，陪同人員可帶客人到安排的住所適當(dāng)休息，并告知相關(guān)日程或者議程，如果是短程會見，則可直接帶至辦公場所。如果會見有安排觀光項目，還要注意后續(xù)的安排。 好久沒再上秘書這門課了，所以有些更詳細的都不怎么記得了，回頭叫學(xué)生再拿那本書來翻翻看有沒有補充的先了。希望對你有一點點幫助。 記得微笑：）

會議流程要怎么寫？

1、邀請與會者
(1)考慮與會者在一個小組中如何工作。
(2)排定會議時間要考慮旅行時間。
(3)如果有人不能出席，就重新安排會議。
(4)議程的每個項目旁列出發(fā)言者的姓名。
2、編排議程
避免在情緒低落時段開會。
保證將議程的任何改變都通知會議主席。
議程應(yīng)盡可能簡短，試將議程限于一頁紙。
盡早討論最重要的問題，此時與會者最精神。
3、構(gòu)想議程
議程應(yīng)包括會議日期、時間、地點和目的等細節(jié)。
目的明確。
全體與會者需要確切知道會議對他們的要求。
把類似的議題放在一起，分配給每一項議程的時間應(yīng)體現(xiàn)出它們的優(yōu)先次序。
無人會介意提早結(jié)束會議，但是會議超過預(yù)定時間會令人不快。
4、分發(fā)議程（議程草案和最終議程）
決定需要在會上提出的問題。
將議程初稿發(fā)給全體與會者，征求他們關(guān)于項目的建議。
將建議匯總到下一草案中。
重新在全體與會者中傳閱議程，征求他們的同意并定稿。
5、確定地點

不同類型的會議需要不同的會議場所，正確選擇會議場所才能達到最佳的會議效果。




6、安排座位
會議的管理者應(yīng)該根據(jù)不同的會議目的采取不同的座位安排方式。
一對一形式。這種安排座位的形式適用于小型會議。
在召開正式會議的時候，會議安排者應(yīng)該根據(jù)與會者的級別和商務(wù)禮儀的規(guī)范分別安排就座。例如，如果會議室的桌子是長條型的，那么短邊最靠里的位置是最尊貴的位置，應(yīng)該把最重要的與會者安排在此位置上。一般會讓老總坐在這個位置上，秘書一定要安排在老總的右手邊。
運用策略安排座位
會議主席的位置決定了其他座位的意義。一個會議里往往會有幾種人，有支持者，有反對者，還有觀望者。合理安排這三種人的座位，可以幫助達到會議的目的。
對于有爭議的會議，盡量避免安排觀點相反和觀點相近的人相鄰而座，還可根據(jù)你了解和分析的與會人對所要討論問題的觀點規(guī)劃座位。此外，與與會者會議中的目光接觸也很重要，誰與誰會進行正面目光接觸，就相應(yīng)安排他們相對而坐。
7、會議用品
會前應(yīng)檢查會議場所相關(guān)用品是否準備妥當(dāng)，它們包括：
茶具；休息室、吸煙處；停車位；資料；通訊設(shè)備；書寫用品
參考資料來源：百度百科-會議的流程管理